Missions principales :

* Apporter une aide permanente à son responsable de service en terme d’organisation du bureau, de gestion du temps, de relation avec des tiers, de suivi de dossiers.

Activités :

Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité et informer les usagers

* Accueillir et informer les visiteurs.

* Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, fax et emails vers les destinataires compétents.

* Assurer un traitement immédiat de la demande lorsque les informations requises sont maîtrisées.

* Prendre des messages et les transmettre aux personnes concernées.

* Orienter les visiteurs.

Gérer le courrier

* Assurer la réception, l'ouverture, le tri et le classement du courrier.

* Traiter les emails.

* Faire assurer le suivi des actions urgentes.

* Préparer les signataires.

Rédiger tout type de document

* Prendre des notes et les retranscrire.

* Assurer la rédaction de rapports et courriers divers.

* Mettre en page tout type de document.

Organiser les activités du responsable de service avec sa collaboration

* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

* Organiser les déplacements du responsable de service.

* Préparer les dossiers sur base de l’agenda.

* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Organiser des réunions

* Planifier les réunions avec des intervenants d’autres services ou externes à l’administration.

* Préparer les dossiers et le matériel didactique requis pour la réunion.

* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable de service.

* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

* Faire respecter les délais dans la transmission des documents utiles avant la réunion.

* S’assurer de la transmission rapide des comptes rendus.

Assister le responsable de service dans la gestion administrative des RH

* Collecter les données nécessaires (congés, fiches de prestations, notes de frais, certificats médicaux…) et préparer les documents à transmettre aux services en charge du traitement.

* Préparation de l’horaire

* Gérer l’agenda interne au service et planifier les évaluations et les formations.

S’assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du suivi des décisions (tableau de bord)

* Relever les dossiers devant faire l’objet d’un rapport au Collège

* Préparer les réunions de Conseils d’administration et Assemblées Générales

* S’assurer du respect des délais de transmission des rapports aux organes décisionnels.

* Assurer le suivi des décisions prises par les organes décisionnels.

Gestion logistique

* S’assurer du bon état général du bâtiment et faire le suivi logistique avec les prestataires

Gérer les entrées et sorties de matériels et de fournitures

* S’assurer de la suffisance des fournitures du service.

* Commander les fournitures.

* Réaliser les inventaires.

* Gérer les achats et les marchés publics

La liste ci-dessus comprend les activités et sous-activités de l’emploi. Cependant il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée. La personne en place peut donc être amenée à effectuer d’autres activités dans le cadre de son emploi.

Compétences requises pour l’entrée en fonction :

* Graduat en secrétariat ou tourisme

* Connaissance de l’anglais et du néerlandais

* Communication aisée avec tout public, mission RP

* Faire preuve de motivation à actualiser ses connaissances culturelles et touristiques

* Etre capable de rechercher de l’information

* Faire preuve de disponibilité et de flexibilité (horaires variables)

* Comportement et présentation en rapport avec la fonction

* Permis de conduire catégorie B

 

Conditions :
- Type de contrat : CDD
- Régime : temps plein (38H/semaine)
- Horaire: tous les jours avec prestations de week-end

Modalités pratiques : Candidatures à adresser à Natacha VANDENBERGHE via email : natacha.vandenberghe@ville.mons.be